Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 10. maddesi uyarınca hazırlanmıştır. hesapmutabakat.com hizmetini işleten ve bu metinde belirtilen veriler bakımından veri sorumlusu olan şirket:

2. Kimin verisi, hangi sıfatla

a) Hizmeti kullanan firmaların yetkilileri ve kullanıcıları. Hesap açan, panele giriş yapan ve destek talebi gönderen kişilerin verileri bakımından Grup Dış Ticaret Limited Şirketi veri sorumlusudur; bu metin öncelikle bu kişiler içindir.

b) Mutabakat mektubu gönderilen karşı firmaların yetkilileri. Mektubun gönderildiği e-posta adresi ve cevap veren kişinin adı gibi veriler, mektubu gönderen firma tarafından sisteme aktarılır. Bu veriler bakımından veri sorumlusu mektubu gönderen firma, Grup Dış Ticaret Limited Şirketi ise o firmanın talimatıyla hareket eden veri işleyendir. Bu kişiler, verilerinin işlenmesine ilişkin sorularını mektubu gönderen firmaya iletebilir; cevap sayfasında bu husus ayrıca belirtilir.

3. İşlenen kişisel veriler

Kimlik ve iletişim

Ad, soyad, e-posta adresi, telefon, görev ve firma bilgisi; şahıs firmalarında vergi kimlik numarası olarak kullanılan T.C. kimlik numarası (şifreli saklanır).

Hesap ve işlem

Kullanıcı hesabı, rol, giriş ve iki adımlı doğrulama kayıtları, panelde yapılan işlemlerin kayıtları.

Teknik

IP adresi, tarayıcı bilgisi, oturum çerezi, mektup bağlantısının açılma ve cevap zamanı.

Belge

Cevapla birlikte yüklenen kaşeli ve imzalı mektup, ekstre ve benzeri belgeler ile bunların içerdiği kişisel veriler.

Destek

Destek talebi içeriği ve yazışmalar.

Özel nitelikli kişisel veri işlenmez. Çocuklara yönelik hizmet sunulmaz.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Pazarlama amaçlı ileti gönderilmez; kişisel veriler profilleme veya reklam amacıyla kullanılmaz ve satılmaz.

5. Toplama yöntemi

Veriler; hesap açılış formu, panel, mektup yükleme dosyaları, cevap sayfası, destek formu ve e-posta yazışmaları aracılığıyla elektronik ortamda, ayrıca hizmetin çalışması sırasında sistem kayıtları yoluyla otomatik olarak toplanır.

6. Aktarım

Kişisel veriler yalnızca aşağıdaki alıcılara ve amaçlarla aktarılır:

• Barındırma altyapısı sağlayıcısına, hizmetin teknik olarak sunulması için; uygulama, veritabanı ve dosya sunucuları Türkiye Cumhuriyeti sınırları içindedir.
• E-posta gönderim altyapısı sağlayıcısına (Amazon Web Services, Amazon SES, Avrupa Birliği bölgesi), mutabakat mektubu, hatırlatma ve bildirim e-postalarının iletilmesi için; bu sağlayıcıya yalnızca e-postanın içeriği (ekleri dahil) ve alıcı e-posta adresi iletilir.
• Hata izleme hizmeti sağlayıcısına (Sentry, Avrupa Birliği bölgesi), yalnızca bu hizmet etkinleştirilmişse ve uygulamada oluşan teknik hataların tespit edilip giderilmesi için; bu sağlayıcıya yalnızca hata kaydı, hatanın oluştuğu sayfa adresi (bağlantılardaki gizli anahtarlar silinerek), tarayıcı bilgisi ve kullanıcı hesabının sistemdeki numarası iletilir. Ad, e-posta adresi, IP adresi, çerez ve form içerikleri iletilmez.
• Mektubu gönderen firmaya, karşı firmanın cevabı ve cevap kayıtları (hizmetin konusu gereği).
• Mali müşavir, hukuk danışmanı ve bağımsız denetçilere, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ölçüsünde.
• Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, talep hâlinde ve talebin kapsamıyla sınırlı olarak.

E-posta gönderim altyapısı sağlayıcısının sunucuları yurt dışında (Avrupa Birliği) bulunduğundan, bir e-posta iletilirken yalnızca o e-postanın içeriği (ekleri dahil) ve alıcı adresi yurt dışına aktarılır. Bu aktarım, Kanun'un 9. maddesindeki şartlar (Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmenin imzalanması ve Kurul'a bildirim) yerine getirildikten sonra yapılır; şartlar sağlanmadığı sürece e-posta gönderimi yurt içinde bulunan bir sağlayıcı üzerinden yürütülür. Hata izleme hizmeti sağlayıcısının sunucuları da yurt dışındadır (Avrupa Birliği); bu hizmet aynı şartlar yerine getirilmeden etkinleştirilmez ve etkin olmadığı sürece bu sağlayıcıya hiçbir veri aktarılmaz. Bunun dışında yurt dışına aktarım yapılmaz; başka bir alt işleyen yurt dışında olacaksa yine Kanun'un 9. maddesindeki şartlar sağlanmadan aktarım yapılmaz ve bu metin güncellenir.

7. Saklama süresi

Mutabakat mektupları, cevaplar, yüklenen belgeler ve bunlara ilişkin kayıtlar 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesi uyarınca on yıl saklanır. Hesap ve kullanıcı verileri sözleşme süresince ve sona ermesinden sonra yasal zamanaşımı süreleri boyunca saklanır; süre sonunda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Hesap kapatıldığında kullanıcı hesapları erişime kapatılır ve arşivlenir; belgeler ve mutabakat kayıtları yasal süre boyunca saklanır, süre sonunda silinir veya anonim hâle getirilir.

Delil niteliği taşımayan teknik kayıtlar için ayrıca şu süreler uygulanır:

Bu işlemler her gün otomatik olarak çalışan imha işiyle yapılır. Mutabakat mektubu, cevap, yüklenen belge, bağlantının açılma ve cevap kayıtları gibi delil niteliğindeki kayıtlar bu işlemin kapsamı dışındadır.

On yıllık sürenin sonunda delil niteliğindeki sistem kayıtlarındaki kişisel veriler de aynı imha işi tarafından silinir: IP adresi, e-posta adresi ve tarayıcı bilgisi kaldırılır, işlemin türü ve zamanı kalır. Belgelerin ve mutabakat kayıtlarının sürenin sonunda imhası, işletmecinin yazılı imha prosedürüne göre yapılır ve tutanağa bağlanır.

8. Güvenlik

Veriler şifreli bağlantıyla iletilir, kimlik numaraları şifreli saklanır, yüklenen dosyalar zararlı yazılım taramasından geçirilir, erişim rol bazlı sınırlandırılır ve düzenli yedek alınır. Uygulama kayıtlarında e-posta adresi, kimlik numarası, telefon ve bağlantı anahtarları maskelenir. Web sunucusu erişim kaydında IP adresi, güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi amacıyla tam olarak yazılır ve yukarıdaki saklama süresi boyunca tutulur.

9. Çerezler

Sitede yalnızca oturumun sürdürülmesi ve güvenlik için zorunlu çerezler kullanılır. Reklam veya izleme çerezi kullanılmaz.

10. Haklarınız (Kanun m. 11)

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse bilgi talep etme; işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme; Kanun'un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme; düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme; kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

11. Başvuru

Başvurularınızı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak kvkk@hesapmutabakat.com adresine e-posta ile ya da yukarıdaki posta adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurular en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır ve ücretsizdir; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarafından belirlenen tarife uygulanır.

Bu metin hesapmutabakat.com/kvkk adresinde yayımlanır; değişiklikler aynı adreste güncel tarihle duyurulur.

Son güncelleme: 20.09.2026