İşleyiş
Mutabakat dört adımda tamamlanır.
Süreç baştan sona tek yerde yürür. İçe aktarım, cevap, belge yükleme ve dönem kilidi; kullanıcısı ve zamanıyla kaydedilir.
Dört adım
- Listeyi yükleyin
- Mektuplar yola çıkar
- Karşı taraf cevaplar
- Raporunuz hazır
Canlı gösterim
Dört adımı burada deneyin.
Örnek veriyle kurulmuş gerçek ekranlar. Kaydırdıkça ilerler; sekmelerle de gezebilirsiniz.
Liste yüklenir
Şablon Excel'iniz ya da SAP çıktınız içe aktarılır. Aynı firmaya ait mutabakat kalemleri tek mektupta birleştirilir.
Bir karşı firma seçin.
Mektup hazırlanır, onayınızla gönderilir
Seçtiğiniz satır için mektup benzersiz referans numarası ve cevap bağlantısıyla gönderilir.
Gönderimi başlatın.
Karşı taraf telefonundan tek ekranda bildirir
Durumunu seçer, kaşeli ve imzalı belgesini yükler. Belge yüklenmeden cevap kaydedilmez; itirazda kendi bakiyesini ve açıklamasını da bildirir.
Karşı taraf gibi cevap verin.
Gönderimden cevaba kadar her adım raporda
Zaman çizelgesi, belgelerin SHA-256 özeti ve itiraz hâlinde fark analizi tek PDF'te toplanır.
İki cevabı karşılaştırın.
Tutar her zaman mutlak değerle yazılır; yön Borç ya da Alacak kelimesiyle taşınır. Sıfır bakiyede yön yazılmaz.
Her adımda tam olarak ne olur.
Listeyi yükleyin
Şablon Excel'iniz ya da SAP çıktınız içe aktarılır. Aynı firmaya ait mutabakat kalemleri tek mektupta birleştirilir.
- FBL5N ve FBL1N çıktıları olduğu gibi yüklenir; sütunlar otomatik tanınır.
- Kendi listeniz için şablon Excel panelden indirilir; başlıklar değiştirilmeden doldurulur.
- Her satır denetlenir; hatalı kayıt satır numarası ve gerekçesiyle bildirilir, dosyanın Hata sütunu eklenmiş hâli geri indirilebilir.
- Dosya olmadan, tek karşı firma için elle mutabakat da açılabilir.
Mektuplar yola çıkar
Mektup sunucuda şablondan üretilir ve e-postaya PDF olarak eklenir. Gönderen firmanın künyesi ve gerçek iletişim bilgileri mektupta yer alır.
- Referans numarası benzersizdir; örnek: 260630M13201.
- PDF'te künye bloğu, borç/alacak satırları, numaralı notlar ve yasal dayanak bulunur.
- Cevap bağlantısı tahmin edilemez bir jetonla korunur; karekod da aynı adrese gider.
- Karşı taraf, mektubun kimden geldiğini künyeden doğrulayabilir.
- Teslim edildi ve Açıldı durumları e-posta sağlayıcısının bildirdiği olaylara dayanır; sağlayıcı bildirmezse kayıt Gönderildi durumunda kalır.
Karşı taraf cevaplar
Karşı taraf “Mutabığız” ya da “Mutabık Değiliz” seçer ve imzalı, kaşeli belgesini yükler. İtiraz hâlinde kendi bakiyesini de bildirir.
- Cevap sayfası mobil önceliklidir; belge kamerayla çekilerek yüklenebilir.
- Belge yüklenmeden cevap kaydedilmez; PDF ve görüntü kabul edilir, birden çok görüntü tek PDF'te birleştirilir.
- İtirazda karşı bakiye ve açıklama zorunludur; Excel ekstre eklenebilir, zorunlu değildir.
- Yüklenen belge değiştirilemez; yeni yükleme ayrı versiyondur.
Raporunuz hazır
Durumlar tek tabloda izlenir. Dönem sonunda mutabakat raporunuz oluşur; kayıt silinmez, yalnızca arşivlenir.
- Durumlar: Taslak, Kuyrukta, Gönderildi, Teslim edildi, Açıldı, Mutabık, Mutabık Değil, Geri döndü.
- Her mutabakat için SHA-256 özetli, zaman çizelgeli delil raporu üretilir.
- Dönemin tamamı denetim paketi olarak tek dosyada indirilir.
- Mutabık olunmayan kayıtlar için düzeltme fişi satırları dışa aktarılır.
Cevap ekranı, karşı firmanın telefonunda açılır.
Mektuptaki bağlantı ve karekod, karşı firmaya özel bir cevap sayfasına götürür.
Gönderenin künyesi başlıkta
Unvan, adres, telefon ve vergi dairesi ile numarası en üstte; varsa logo da orada.
Künye bloğu ve bakiye
Referans numarası ve tarihler künye biçiminde; bakiye, para birimi ve Borç ya da Alacak yönüyle, her zaman mutlak değer olarak.
İki seçenek ve imzalı belge
İki tam genişlikte düğme. Her durumda kaşeli ve imzalı mektubun yüklenmesi zorunludur.
İtiraz hâlinde karşı bakiye
Karşı tarafın kendi bakiyesi, yönü ve açıklaması istenir; Excel ekstresi eklenebilir.
Mektubun kendisi ve verilen cevap
Mektup PDF'i cevap sayfasından da açılır; cevap verildikten sonra sayfa cevabı gösterir.
Telefonda açılır
Cevap sayfası mobil önceliklidir; belge kamerayla çekilerek yüklenebilir.
Cevap gelmediğinde ne olur.
Hatırlatma politikası üründe sabittir ve yasal sonuç tarafların hukuki ilişkisine bağlıdır.
Cevap verilmeyen mutabakatlar için hatırlatmalar yedi günde bir, en çok üç kez otomatik gönderilir; cevap geldiğinde durur. Gece 22.00 ile 08.00 arasında gönderim yapılmaz. Cari hesap sözleşmesine dayanan ilişkilerde, süresinde itiraz edilmeyen bakiye bakımından T.T.K. m.94 hükümleri uygulanır; sonucu tarafların hukuki ilişkisi belirler ve bu metin hukuki danışmanlık yerine geçmez. Diğer hâllerde gelen cevap, imzalı belgesi ve zaman kaydıyla delil niteliğinde bir beyandır. Cevabı gecikmiş kayıtlar listede süre uyarısıyla işaretlenir; bu uyarı bizim iç işaretimizdir, yasal süre değildir.
- Geri dönen mektup ayrı bir durumla işaretlenir; adres düzeltilip yeniden gönderilir ve bu ek gönderim hakkı kullanmaz.
- Cevap gelmemiş kayıtlar Gönderildi, Teslim edildi ya da Açıldı durumunda kalır ve listede süre uyarısıyla işaretlenir.
- Sabah özeti, cevap bekleyen kayıtları tek e-postada bildirir.
Dönemin tamamı tek dosyada teslim edilir.
Tek ZIP dosyası; bağımsız denetçiye ya da mali müşavire olduğu gibi verilebilir.
- Dönemin Excel özeti: karşı firma, bakiye, durum, cevap tarihi.
- Gönderilen mektupların PDF nüshaları.
- Karşı tarafın imzalı belgeleri, tüm versiyonlarıyla.
- İtiraz hâlinde eklenen ekstreler ve bildirilen karşı bakiye.
- Delil raporları ve SHA-256 özet değerlerini listeleyen içerik dosyası.
Dönemin ilk gönderimini bugün hazırlayın.
Bakiye listenizi içe aktarabilir, taslaklarınızı doğrulama tamamlanmadan hazırlayabilirsiniz.