Mektup size ulaştığında neye bakılır?
Cevabı hazırlamadan önce mektuptaki dört bilgiyi okuyunuz:
- Gönderen. Mektubu hangi şirket göndermiş? Aynı grubun birden çok şirketiyle çalışıyorsanız unvana ve vergi kimlik numarasına dikkat ediniz.
- Mutabakat tarihi. Mektup hangi günün bakiyesini soruyor? Karşılaştırmayı bugünün değil o günün bakiyesiyle yaparsınız.
- Tutar ve para birimi. Dövizli hesaplarda karşılaştırma dövizin kendi tutarı üzerinden yapılır.
- Bakiyenin yönü. Mektup gönderenin kayıtlarına göre yazılır. Borç, o şirkete borçlu göründüğünüzü; Alacak, o şirketten alacaklı göründüğünüzü anlatır.
Bakiye kendi kayıtlarınızla nasıl karşılaştırılır?
- Muhasebe programınızda gönderen şirketin cari hesabını açınız.
- Hesabın mutabakat tarihi itibarıyla bakiyesini alınız. Tarihten sonraki kayıtlar karşılaştırmaya girmez.
- Tutarı ve yönü mektuptakiyle karşılaştırınız. Yönün kendi defterinizde ters olacağını unutmayınız.
- Tutar aynıysa mutabıksınız. Farklıysa farkın hangi belgeden doğduğunu bulmak için o tarihe kadarki hesap ekstrenizi hazırlayınız.
Küçük bir fark için de mutabık olduğunuzu bildirmeyiniz. Farkın nedenleri ve çözüm yolları cari hesap mutabakatı rehberinde anlatılmıştır.
Üç cevap seçeneği
- MutabıkızBakiye aynı
- Mutabık DeğilizBakiye farklı
- Bakiyemizi BildiriyoruzMektup bakiye yazmamış
| Cevap | Ne zaman verilir? | Ne eklenir? |
|---|---|---|
| Mutabıkız | Mektuptaki bakiye kayıtlarınızdaki bakiyeyle aynıysa | Kaşeli ve imzalı mektup |
| Mutabık Değiliz | Tutar ya da yön kayıtlarınızdan farklıysa | Kendi bakiyeniz, açıklama, kaşeli ve imzalı mektup; mümkünse hesap ekstresi |
| Bakiyemizi Bildiriyoruz | Mektup bir bakiye yazmamış, sizin bakiyenizi soruyorsa | Kendi bakiyeniz ve yönü, kaşeli ve imzalı mektup |
Cevap şirket adına verildiği için beyan birinci çoğul kişiyle yazılır. Bakiyeli mektupta ilk iki seçenekten biri işaretlenir. Bakiyesiz mektupta mutabık olunacak bir tutar bulunmadığı için tek seçenek bakiyenizi bildirmektir.
Kâğıt ya da PDF mektuba cevap
- Mektubu yazdırınız.
- Kesik çizginin altındaki cevap bölümünde size uyan kutuyu işaretleyiniz.
- Mutabık değilseniz Bakiye Tutarı satırına kendi bakiyenizi yönüyle birlikte, Açıklama satırına farkın nedenini yazınız.
- Kaşe ve İmza alanını şirketinizi temsile yetkili kişiye imzalatınız ve kaşeleyiniz.
- Mektubu tarayınız ya da fotoğrafını çekiniz ve notlarda belirtilen adrese gönderiniz. Mutabık değilseniz hesap ekstrenizi Excel olarak ekleyiniz.
Hesap Mutabakat ile gönderilen mektuba cevap
Mektup Hesap Mutabakat ile gönderilmişse e-postada size özel bir cevap bağlantısı, mektubun altında aynı bağlantı ve karekodu bulunur. Cevap vermek için hesap açmanız ya da uygulama kurmanız gerekmez; sayfa telefonda da çalışır.
- E-postadaki bağlantıyı açınız ya da mektuptaki karekodu okutunuz. Açılan sayfada gönderen şirketi, mutabakat tarihini ve bakiyeyi görürsünüz.
- "Mutabıkız" ya da "Mutabık Değiliz" seçeneğini seçiniz. Bakiyesiz mektupta tek seçenek "Bakiyemizi Bildiriyoruz" olur.
- "Mutabık Değiliz" cevabında kendi bakiyenizi, yönünü ve en az on karakterlik açıklamanızı yazınız. Hesap ekstrenizi Excel olarak ekleyebilirsiniz; eklemek zorunlu değildir.
- Mektup birden çok kalem taşıyorsa her kalem için kendi tutarınızı yazınız.
- Kaşeli ve imzalı mektubu PDF ya da resim olarak yükleyiniz. İmzalı belge yüklenmeden cevap kaydedilmez. Dosyaların toplam boyutu en fazla 10 MB olabilir.
- Cevabınızı gönderiniz. Sayfa cevabınızın alındığını gösterir.
Kendi müşterilerinize ve satıcılarınıza da aynı yolla mektup göndermek isterseniz nasıl çalıştığına bakabilir ya da ücretsiz hesap açabilirsiniz.
Cevap süresi
Mektupların çoğunda cevabın bir ay içinde verilmesini isteyen ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 94. maddesine atıf yapan bir not bulunur. Maddeye göre, yazılı cari hesap sözleşmesine dayanan ilişkilerde bakiyeyi gösteren cetveli alan taraf bir ay içinde kanunda sayılan yollarla itiraz etmezse bakiyeyi kabul etmiş sayılır.
Bu nedenle mektubu bekletmemek ve mutabık değilseniz bunu yazılı olarak bildirmek doğru olur. Maddenin sizin ilişkinize nasıl uygulanacağı konusunda hukuk danışmanınıza başvurunuz; ayrıntı için TTK m. 94 bölümüne bakabilirsiniz.
Cevap verirken sık yapılan hatalar
- Bugünün bakiyesiyle karşılaştırmak. Karşılaştırma mektuptaki mutabakat tarihinin bakiyesiyle yapılır.
- Yönü ters okumak. Mektuptaki Borç, kendi defterinizde alacak bakiyesine karşılık gelir.
- Açıklamasız fark bildirmek. Yalnızca tutar yazmak gönderenin farkı bulmasına yetmez; fark doğuran belgeyi ya da dönemi belirtiniz.
- Kaşesiz ya da imzasız göndermek. Cevap şirket adına verilir; yetkili imzası ve kaşe beklenir.
- Mektubu cevapsız bırakmak. Mutabık olsanız da olmasanız da cevabınızı yazılı olarak iletiniz.
