Cari hesap mutabakatı nedir?
Ticari ilişkide her şirket diğerini kendi defterinde ayrı bir cari hesapta izler. Siz müşterinize kestiğiniz faturayı ve ondan aldığınız ödemeyi 120 Alıcılar hesabında, o da aynı faturayı ve ödemeyi 320 Satıcılar hesabında kaydeder. İki defter birbirinden bağımsız tutulduğu için aynı tarihte iki tarafın gördüğü bakiye farklı çıkabilir.
Cari hesap mutabakatı bu iki bakiyenin karşılaştırılmasıdır. Taraflardan biri kendi kayıtlarındaki bakiyeyi bildirir, diğeri kendi kayıtlarıyla karşılaştırır ve sonucu yazılı olarak cevaplar. Bakiyeler aynıysa mutabakat sağlanmış olur. Farklıysa farkın hangi kayıttan doğduğu araştırılır ve gerekli düzeltme yapılır.
Bu yazı yalnızca cari hesap bakiyesinin mutabakatını anlatır. Uygulamada aynı mektupta avans, çek, senet, teminat ve sipariş tutarları için de teyit istenebilir; ilke aynıdır.
Mutabakat neden yapılır?
- Kayıtların doğruluğu. Kayda alınmamış fatura, yanlış hesaba işlenmiş ödeme ya da mükerrer kayıt, çoğu zaman ancak iki defter yan yana konduğunda fark edilir.
- Dönem sonu işlemleri. Bilançodaki ticari alacak ve borç kalemlerinin gerçeği yansıtması için bakiyelerin dönem kapanmadan önce teyit edilmesi beklenir.
- Bağımsız denetim. Denetçiler alacak ve borç bakiyelerini doğrulamak için dış teyit yöntemine başvurur (BDS 505). Şirketin kendi mutabakatlarını düzenli yapmış olması bu çalışmayı kısaltır.
- Tahsilat ve ödeme planı. Bakiyede anlaşan iki şirket vadesi gelen tutarı tartışmaz; tahsilat görüşmesi rakam üzerinden değil takvim üzerinden yürür.
- Yazılı kayıt. Kaşeli ve imzalı cevap, bakiyenin o tarihte iki tarafça nasıl görüldüğünü gösteren bir belgedir ve dönem dosyasında saklanır.
Mutabakat ne zaman yapılır?
Mutabakatın tek bir zorunlu takvimi yoktur; sıklığı şirketin işlem hacmine ve iç denetim düzenine göre belirlenir. Uygulamada en sık görülen zamanlar şunlardır:
| Zaman | Mutabakat tarihi | Kim için uygundur? |
|---|---|---|
| Yıl sonu | 31 Aralık | Bütün şirketler; bilanço ve denetim öncesi temel mutabakat |
| Ara dönem | 31 Mart, 30 Haziran, 30 Eylül | Ara dönem finansal tablo hazırlayan ya da hacmi yüksek şirketler |
| Aylık | Her ayın son günü | Çok sayıda faturanın döndüğü, farkın büyümeden yakalanması istenen ilişkiler |
| Olaya bağlı | İlgili tarih | Sözleşme sonu, devir, birleşme, sistem geçişi ya da uzun süredir hareketsiz hesaplar |
Mutabakat tarihi ile mektubun gönderildiği tarih aynı olmak zorunda değildir. 31 Aralık bakiyesi için mektup çoğu zaman ocak ayında, dönem kayıtları tamamlandıktan sonra gönderilir. Önemli olan iki tarafın da aynı tarihin bakiyesine bakmasıdır.
Cari hesap mutabakatı nasıl yapılır?
- Bakiye listesi
- Mutabakat mektubu
- Kaşeli, imzalı cevap
- Dönem dosyası
- Kayıtlarınızı tamamlayın. Mutabakat tarihine kadar olan fatura, tahsilat, ödeme, iade ve dekontların işlendiğinden emin olun. Eksik kayıtla gönderilen mektup, kendi hatanız için fark cevabı almanıza yol açar.
- Bakiye listesini alın. Muhasebe programınızdan müşteri ve satıcı bazında, mutabakat tarihi itibarıyla bakiye listesini çıkarın. Listede unvan, VKN ya da TCKN, bakiye, bakiyenin yönü (Borç ya da Alacak), para birimi ve e-posta adresi bulunmalıdır.
- Mektupları hazırlayın. Her şirket için bakiyeyi, tarihi ve cevap bölümünü taşıyan bir mutabakat mektubu düzenleyin. Tutar mutlak değerle yazılır, yönü Borç ya da Alacak sözcüğü taşır. Hazır metin için mutabakat mektubu örneği ve şablonu yazısına bakabilirsiniz.
- Gönderin. Mektubu ilgili kişinin e-posta adresine gönderin. Muhasebe ya da finans biriminin ortak adresi, kişisel adresten daha güvenilirdir.
- Cevapları izleyin. Kim cevap verdi, kim vermedi, kim mutabık değil; bunu tek bir listede takip edin. Cevap vermeyene belirli aralıklarla hatırlatma gönderin.
- Farkları çözün. Mutabık olmadığını bildiren şirketten hesap ekstresini isteyin, iki ekstreyi kalem kalem karşılaştırın ve farkı doğuran kaydı bulun.
- Sonucu saklayın. Kaşeli ve imzalı cevabı ilgili dönemin dosyasında saklayın. Denetimde ve sonraki dönemin açılışında bu belgeye başvurulur.
Bakiye listesi nasıl hazırlanır?
Mutabakatın kalitesini mektup değil, mektubun dayandığı liste belirler. Muhasebe programları bu listeyi farklı adlarla verir: cari bakiye durum raporu, borç alacak dökümü, müşteri ve satıcı kalemleri. Hangi raporu alırsanız alın, her satırda şu bilgilerin bulunması gerekir:
| Sütun | Neden gerekir? | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Unvan | Mektubun kime yazıldığını gösterir | Ticaret sicilindeki tam unvan kullanılır |
| VKN ya da TCKN | Şirketi tekil olarak tanımlar | Kontrol hanesi denetlenir; aynı numara iki ayrı cari kartta olabilir |
| Bakiye | Mutabakatın konusudur | Mutabakat tarihindeki bakiye alınır, rapor tarihindeki değil |
| Yön | Borç mu Alacak mı olduğunu söyler | Program yönü işaretle veriyorsa artı Borç, eksi Alacak olarak okunur |
| Para birimi | Dövizli hesapları ayırır | Her para birimi ayrı satırdır |
| E-posta | Mektubun gideceği adrestir | Muhasebe biriminin adresi tercih edilir |
Aynı şirket hem müşteriniz hem satıcınızsa iki ayrı cari kartta izleniyor olabilir. Bu durumda iki bakiyeyi netleştirip tek mektup göndermek yerine, hangi hesabın sorulduğunu açıkça yazmak karışıklığı önler. Listeyi göndermeden önce numaraları VKN ve TCKN doğrulama aracıyla denetleyebilirsiniz.
Cevaplar nasıl takip edilir?
Mektupları göndermek işin yarısıdır. Dönem sonunda elinizde her şirket için net bir sonuç bulunmalıdır. Takip listesinde en az şu durumlar ayrılır:
| Durum | Anlamı | Yapılacak iş |
|---|---|---|
| Cevap Verilmedi | Mektup gönderildi, cevap gelmedi | Belirli aralıklarla hatırlatma gönderilir |
| Mutabık | Bakiye iki tarafta aynı | Kaşeli ve imzalı cevap dosyalanır |
| Mutabık Değil | Bakiye ya da yön farklı | Ekstreler karşılaştırılır, fark doğuran kayıt bulunur |
| Ulaşmadı | E-posta adresi hatalı ya da kutu dolu | Adres düzeltilir ve mektup yeniden gönderilir |
Hatırlatmaları haftada bir, en çok üç kez göndermek yaygın bir düzendir. Hatırlatmaların mesai saatlerinde gönderilmesi uygun olur. Fark bildiren şirketlerle yazışmayı mektubun Ref. No bilgisiyle yürütmek, hangi cevabın hangi mektuba ait olduğunu sonradan bulmayı kolaylaştırır.
Mutabakat mektubunda neler bulunur?
Mutabakat mektubu tek sayfalık, iki bölümlü bir belgedir. Üst bölümde gönderen şirket bakiyeyi bildirir, alt bölümde mektubu alan şirket cevabını işaretler, kaşeler ve imzalar.
- Gönderen şirketin unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası
- Mektubun tarihi ve varsa Ref. No
- Mektubun gönderildiği şirketin unvanı ve VKN ya da TCKN bilgisi
- Mutabakat tarihi, bakiye tutarı, bakiyenin yönü ve para birimi
- Cevabın nasıl ve ne zamana kadar verileceğini anlatan notlar
- Cevap bölümü: mutabakat beyanı, bakiye tutarı, açıklama, kaşe ve imza alanı
Mektubun tam metni, bakiyesiz ve çok kalemli biçimleri ile indirilebilir Word ve Excel dosyaları mutabakat mektubu örneği ve şablonu yazısındadır.
Bakiyeler tutmazsa ne yapılır?
Mutabık olunmadığı cevabı bir sorun değil, mutabakatın işe yaradığının göstergesidir. Fark çoğu zaman bir hatadan değil, aynı işlemin iki defterde farklı tarihte kaydedilmesinden doğar. En sık karşılaşılan nedenler şunlardır:
| Neden | Nasıl anlaşılır? | Çözüm |
|---|---|---|
| Kayda alınmamış fatura | Bir tarafın ekstresinde görünen fatura diğerinde yoktur | Fatura ilgili döneme kaydedilir ya da dönem farkı not edilir |
| Yoldaki ödeme | Ödeme mutabakat tarihinden önce gönderilmiş, sonra hesaba geçmiştir | Banka dekontunun tarihi iki tarafça teyit edilir |
| İade ve fiyat farkı faturası | İade ya da fiyat farkı tek tarafın kayıtlarındadır | Belge diğer tarafa iletilir ve kaydedilir |
| Kur farkı | Dövizli bakiyede tutar aynı, Türk lirası karşılığı farklıdır | Mutabakat dövizin kendi tutarı üzerinden yapılır |
| Çek ve senet | Bir taraf çeki verildiği gün, diğeri tahsil edildiği gün kaydetmiştir | Çek ve senetler ayrı kalem olarak teyit edilir |
| Mükerrer ya da yanlış hesaba kayıt | Aynı belge iki kez ya da başka bir cari hesaba işlenmiştir | Hatalı kayıt düzeltilir |
Farkı bulmanın en kısa yolu, iki şirketin aynı tarih aralığındaki hesap ekstrelerini yan yana koymaktır. Bu nedenle mektuplarda, mutabık olunmaması hâlinde hesap ekstresinin Excel olarak gönderilmesi rica edilir.
TTK m. 94 ve bir aylık süre
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 89. maddesi cari hesap sözleşmesini tanımlar ve bu sözleşmenin yazılı yapılmadıkça geçerli olmayacağını belirtir. Kanunun 94. maddesinin ikinci fıkrasına göre, saptanan bakiyeyi gösteren cetveli alan taraf, aldığı tarihten itibaren bir ay içinde noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa bakiyeyi kabul etmiş sayılır.
Mutabakat mektuplarının çoğunda bu maddeye atıf yapan bir not bulunmasının nedeni budur. Maddenin metninden iki sonuç çıkar: hüküm yazılı bir cari hesap sözleşmesine dayanan ilişkiler için düzenlenmiştir ve itirazın hangi yollarla yapılacağı kanunda tek tek sayılmıştır.
E-mutabakat (online mutabakat) nedir?
E-mutabakat, mutabakat mektubunun hazırlanması, gönderilmesi, cevaplanması ve cevapların izlenmesinin çevrim içi bir sistem üzerinden yürütülmesidir. Online mutabakat da aynı anlamda kullanılır. Yapılan iş değişmez; değişen, mektubun tek tek elle hazırlanması ve cevapların e-posta kutusunda aranması yerine hepsinin tek bir listede toplanmasıdır.
| Adım | Elle | E-mutabakat |
|---|---|---|
| Mektubun hazırlanması | Her şirket için ayrı Word ya da Excel dosyası | Bakiye listesinden topluca |
| Gönderim | Tek tek e-posta ve ek | Tek onayla, her mektup kendi adresine |
| Cevap | İmzalı mektubun taranıp e-postayla dönmesi | Mektuptaki bağlantıdan açılan cevap sayfası |
| Takip | Elle tutulan liste | Durumu kendiliğinden güncellenen liste |
| Hatırlatma | Elle yazılan e-posta | Belirlenen aralıkla kendiliğinden |
Hesap Mutabakat ile nasıl yapılır?
Hesap Mutabakat bir e-mutabakat hizmetidir. Muhasebe programınızdan aldığınız bakiye listesini Excel olarak yüklersiniz, mektuplar hazırlanır; gözden geçirip onayladığınızda her mektup ilgili şirkete e-postayla gider. Müşteriniz ya da satıcınız mektuptaki bağlantıyı açar, cevabını seçer ve kaşeli, imzalı mektubu PDF ya da resim olarak yükler. Hesap açması gerekmez. Cevap vermeyene hatırlatma gider.
Sık yapılan hatalar
- Tutarı eksi işaretiyle yazmak. Bakiyenin yönünü Borç ya da Alacak sözcüğü taşır; tutar mutlak değerle yazılır. Eksi işaretli bir tutarın yanına Alacak yazmak çift olumsuzlama doğurur.
- Mutabakat tarihini yazmamak. Tarihsiz bir bakiye karşılaştırılamaz. Mektup hangi günün bakiyesini sorduğunu açıkça söylemelidir.
- Dövizli bakiyeyi Türk lirasına çevirmek. Dövizli cari hesaplar kendi para birimiyle teyit edilir; kur farkı iki tarafta farklı hesaplanmış olabilir.
- Mektubu yanlış kişiye göndermek. Satın alma ya da satış temsilcisi mektubu muhasebeye iletmeyebilir. Muhasebe biriminin adresi tercih edilir.
- Cevapsız kalanı takip etmemek. Cevap gelmeyen mektup mutabakat sağlandığı anlamına gelmez; hatırlatma gönderilmeli ve sonuç not edilmelidir.
- İmzasız cevabı yeterli saymak. Telefonla ya da tek satırlık bir e-postayla verilen cevap, kaşeli ve imzalı mektubun yerini tutmaz.
